Rol voorzitter en secretaris OR
De wet op de Ondernemingsraden geeft aan dat een OR een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter moet kiezen en het secretariaat moet regelen. In dit artikel willen wij aandacht besteden aan een aantal zaken die de OR bij het benoemen / regelen van het voorzitterschap en secretariaat in overweging zou kunnen / moeten nemen.
WOR over de voorzitter
In de WOR wordt slechts in een tweetal artikelen iets gezegd over de voorzitter van de ondernemingsraad.
Artikel 7
De ondernemingsraad kiest uit zijn midden een voorzitter en één of meer plaatsvervangende voorzitters. De voorzitter, of bij verhindering een plaatsvervangend voorzitter, vertegenwoordigt de ondernemingsraad in rechte.
In feite is dit artikel het enige waarin een duidelijk omschreven taak voor een voorzitter wordt aangegeven; het vertegenwoordigen van de OR in rechtsgedingen. Hoe de voorzitter binnen de OR zou moeten functioneren wordt door de wet niet ingevuld. Ook leg de wet niets vast over ambtstermijnen.
Artikel 23a2
De overlegvergadering wordt, tenzij de ondernemer en de ondernemingsraad tezamen een andere regeling treffen, beurtelings geleid door de bestuurder en de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter van de ondernemingsraad.
Hier zien we dat de wet aangeeft dat, afhankelijk van de afspraken die de OR met de bestuurder hierover maakt, de voorzitter van de OR ook tot taak kan hebben het voorzitten van de overlegvergadering. Ook hier wordt verder inhoudelijk niet ingegaan op de wijze waarop dit voorzitterschap wordt uitgevoerd.
WOR over de secretaris
Ook met betrekking tot het secretariaat staan er niet zo heel veel bepalingen in de W.O.R. De belangrijkste is wel:
Artikel 14.2
Het reglement (van de ondernemingsraad) bevat in ieder geval voorschriften omtrent:
e. de voorziening in het secretariaat.
De wet zegt verder niets over de taken en positie van het secretariaat of secretaris. Uit de plaats in de wet waar over het secretariaat wordt gesproken, kan afgeleid worden dat de wetgever vooral heeft gedacht aan de administratief-organisatorische aspecten van het werken van de ondernemingsraad.
Artikel 23a3
De secretaris van de ondernemingsraad treedt op als secretaris van de overlegvergadering, tenzij de ondernemer en de ondernemingsraad tezamen een andere persoon als secretaris aanwijzen.
Op grond van dit artikel mag aangenomen worden dat de taakomschrijving van de secretaris van de OR dan ook geldt voor de overlegvergadering, zij het dat de wet ook daarover niets aangeeft. (bijvoorbeeld de secretaris van de OR beheert het archief van de overlegvergadering en niet de directie)
Taak van de voorzitter
Hoewel in de wet, de toelichting op de wet en andere literatuur niet zoveel wordt gezegd over de taken van de OR voorzitter, kunnen we er wel een aantal benoemen:
- Leiden van vergaderingen van de OR en eventueel de overlegvergadering
- Vertegenwoordigen van de OR in rechtsgedingen
- Woord voeren namens de OR op officiële gebeurtenissen, contactpersoon naar buiten
- Samen met de secretaris de organisatie van het OR werk verzorgen waarbij te denken valt aan:
- Vergadering bijeenroepen, tijd en plaats bepalen;
- Doorgeven van agendapunten aan de secretaris
- Samen met de secretaris de vergaderingen zo voorbereiden dat een goed verloop mogelijk is;
- Samen met de secretaris de uitvoering van besluiten in de gaten houden.
We kunnen stellen dat de voorzitter vooral een belangrijke communicatieve functie heeft. Zowel binnen de OR als naar buiten toe, is de voorzitter een figuur die boodschappen ontvangt, doorgeeft of mede zorgt dat er boodschappen komen.
Zie ook: voorzitter OR: hier moet u op letten
Taak van de secretaris
Aan de taken van de secretaris is in de toelichting op de wet meer aandacht besteed. Aan het voorbeeldreglement van de SER kunnen de volgende taken worden ontleend:
- Opmaken, verspreiden en bekend maken van de agenda van de OR- en overlegvergadering;
- Bijeenroepen van de OR- en overlegvergadering;
- Opmaken, verzenden en bekend maken van de verslagen;
- Voeren van de correspondentie;
- Beheren van het archief en het verzorgen van de in- en uitgaande stukken;
- Opmaken en verspreiden van het jaarverslag;
- Voeren van het secretariaat van de verkiezingscommissie;
Deze taken kunnen met een groot aantal anderen worden uitgebreid:
- Voeren van het secretariaat van OR- commissies;
- Verzorgen van documentatiecentrum;
- Deelnemen namens de OR aan andere commissies, werkgroepen in de regio of bedrijfstak;
- Contactpersoon met deskundigen en adviseurs van de OR
- Verzorgen van de externe publiciteit van de OR, anders dan de verslagen;
- Verzorgen en opstellen van nota’s e.d.;
- Wegwijzer bij behandeling van eventuele individuele klachten;
- Bewaking van de voortgang van de OR- werkzaamheden, onder meer controle op de uitvoering van besluiten;
En zo zijn er nog wel een aantal taken te benoemen, ook een beetje afhankelijk van de organisatie waarvoor de OR is ingesteld.
De positie van voorzitter en secretaris
Al eerder werd opgemerkt dat de wet in feite geen of nauwelijks bevoegdheden geeft aan de functie van voorzitter en secretaris. De invulling van de functie van beiden is een kwestie voor de totale OR. Als die zich daarmee niet bezig houdt, vullen de voorzitter en secretaris het zelf wel in of zullen anderen wel zeggen wat de voorzitter en secretaris moeten doen en laten.
Het lijkt dus verstandig daar binnen de OR over van gedachten te wisselen en een soort functie- omschrijving te maken. Dit kan ook van belang zijn voor onder meer:
- Na de OR verkiezing. Wie wil er voorzitter en wie secretaris worden en wat verlangen deze functies qua kennis, houding, vaardigheid en tijdsbeslag.
- Het delegeren van taken binnen de OR, bijvoorbeeld richting agendacommissie;
- De onderhandeling of overleg met de bestuurder over rechtspositie, faciliteiten en tijdsbesteding;
- Het voorkomen dat al het OR- werk richting voorzitter en secretaris wordt geschoven;
Als we naar de positie van de voorzitter en (gekozen) secretaris kijken dan kunnen we allereerst vaststellen dat zij OR lid zijn. Zij ontvangen hun bestuurstaken van de OR en zijn even verantwoordelijk voor het functioneren van de OR als alle andere leden.
Je eigen visie op rol en positie van voorzitter en secretaris zullen ook van invloed zijn op de keuze voor de bezetting van beide functies. Hoe je het ook met elkaar afspreekt; in ieder geval zal ook het beeld wat anderen van de machtspositie van een voorzitter en / of secretaris hebben ertoe leiden dat zij in hun functie individueel aangesproken worden.
Training en advies
Bent u actief lid van een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Bent u ondernemer en dient u een OR of PVT op te zetten binnen de organisatie? Wilt u advies en ondersteuning tijdens het zetten van deze nieuwe stappen. Wij organiseren trainingen en cursussen in relatie tot de OR en PVT. Partner Personeel en Organisatieadvies is gespecialiseerd in:
- advies bij het opzetten van een ondernemingsraad
- advies bij het opzetten van een PVT (personeelsvertegenwoordiging)
- training en cursus voor ondernemingsraden (OR)
- training en cursus voor de PVT
Partner Personeel en Organisatieadvies heeft jarenlange ervaring binnen de HRM wereld. Klanten kiezen voor ons vanwege onze ruime ervaring in het MKB, onze ervaring in OR en PVT land, een nuchtere aanpak en de samenwerking met betrouwbare partijen.
Gerelateerde informatie
Heeft u deze artikelen al gelezen:
- Taken ondernemingsraad
- Hoe komt een OR tot een goed advies?
- Instemmingsrecht OR wijziging personeelshandboek
