Nut en noodzaak van een organigram
- welke afdelingen zijn er
- wie is waar verantwoordelijk voor?
- waar liggen de bevoegdheden binnen uw bedrijf?
De organisatiestructuur is de basis voor de interne communicatie. En een organogram is een schematische weergave van deze bedrijfsstructuur.
Verhoudingen worden inzichtelijk gemaakt
Een organisatiediagram maakt de verhoudingen binnen het bedrijf inzichtelijk. Hoe hoger iemand in het diagram staat getekend: hoe meer bevoegdheden de persoon in kwestie heeft en ook hoe meer verantwoordelijkheden.
Weergave van de organisatiestructuur
Onder organisatiestructuur wordt verstaan het geheel van functies en taken. Vervolgens worden de bijbehorende bevoegd- en verantwoordelijkheden beschreven. Een organisatiestructuur is een zakelijke weergave van functies en heeft niets met personen te maken. Naast functie- en taakomschrijvingen worden doorgaans ook de communicatiekanalen, werkoverlegvormen e.d. weergegeven. Anders gezegd: de onderlinge afstemming tussen functies is een belangrijk onderdeel in een organisatiestructuur. Er zijn diverse soorten organisatiestructuren te onderscheiden zoals de lijnorganisatie, matrixorganisatie, linking-pin, de lijn-staforganisatie etc.
Functieprofielen en functieomschrijvingen
Wanneer de organisatiestructuur helder is kunnen er functieprofielen en functieomschrijvingen worden gemaakt. Het nut en de noodzaak van functiebeschrijvingen en functieprofielen moet niet onderschat worden. Het is zeer belangrijk voor de interne communicatie, werving- en selectie en zelfs bij de reorganisatie.
Taakomschrijving
Wanneer we de functieprofielen verder specificeren dan komen we bij de taakomschrijving. Wat is een taak? Een taak is een verzameling van activiteiten. Als iemand als taak heeft om de post te verzorgen dan zijn de activiteiten: het openen en registreren van de inkomende post, de verwerking van de post (zodat het bij de juiste personen terecht komt), het verzenden van de post, frankeren etc. Ook het nut en de noodzaak van taakomschrijvingen moet niet worden onderschat.
Functie-eisen
Op het moment dat functies duidelijk omschreven zijn inclusief de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, kunnen de eisen voor het uitvoeren van een bepaalde functie worden vastgesteld.
Bij een functie-eis dient gekeken te worden naar de volgende zaken:
- welke kennis heeft men nodig voor de uitvoer van de functie: opleiding
- welke vaardigheden heeft men nodig: ervaring (bijvoorbeeld: sociale vaardigheden, rekenvaardigheden, leidinggevende vaardigheden).
- persoonlijke en lichamelijke kenmerken: intelligentie, creativiteit, lengte, gewicht
- specifieke eisen bereikbaarheid, flexibiliteit (in geval van ploegendienst).
let op: functie-eisen zijn meteen uw selectie-eisen bij een werving & selectieprocedure
Verwante informatie
HRM Advies
Partner Personeel & Organisatieadvies biedt organisatieadvies aan MKB bedrijven. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact met ons op.
