Pagina wordt geladen ...
Vrijblijvend meer informatie?
Bel ons
Telefoon065 58 70 130
E-mail ons
E-mailStuur ons e-mail
header

Hoe bouw je een verzuimdossier op?

Bellen met je zieke werknemer. Gewoon. Om even te informeren hoe het met hem of haar gaat, tijdens het gesprek wat aantekeningen maken en die later uitwerken en dan toevoegen aan het personeelsdossier of in het verzuimsysteem. Veel van de casemanagers houden echt alles bij en leggen alles vast gedurende de ziekteperiode. Vaak niet alleen de verplichte documenten uit de Wet verbetering Poortwachter, maar ook alle telefoontjes, e-mails. En wellicht sms berichten. Waarschijnlijk met het idee baat het niet, dan schaadt het niet. En dat is het punt.

Alles vastleggen schaadt het verzuimdossier

Alles vastleggen schaadt je verzuimdossier juist wel. Het wordt namelijk een onoverzichtelijk verzuimdossier ofwel je verzuimdossier wordt een samengeraapt zooitje En als je denkt dat een arbeidsdeskundige van het UWV snel een inschatting kan maken van de re-integratie inspanningen als er bij de WIA-aanvraag een hele ordner van aantekeningen en notities is bijgevoegd dan moeten wij u teleurstellen.

Tips voor het opbouwen van een verzuimdossier

Teveel informatie kost de casemanager teveel tijd

En er kleeft zelfs een tweede probleem aan deze manier van dossiervorming, want de dossiervorming kost de casemanager vaak heel veel tijd. Tel de tijd gedurende de ziekteperiode maar eens op die je bezig bent met korte acties zoals even bellen met de werknemer, kort vooroverleg met de bedrijfsarts, een mailtje naar de verzekeringsmaatschappij. Acties die op zichzelf niet heel veel tijd kosten, veelal minder dan 5 minuten. Maar als je ze allemaal vervolgens ook nog gaat vastleggen om in je verzuimdossier te stoppen, kost het wél veel tijd.

Tips voor opbouw goed verzuimdossier

De vraag is dan ook hoe je een goed verzuimdossier krijgt en voorkom je dat je halve werkdag aan dossiervorming opgaat?

  • Maak een onderscheid tussen gebeurtenissen en beslissingen. Gebeurtenissen komen niet in het verzuimdossier. Beslissingen wél.
  • Leg dus niet vast wat met een werknemer is besproken als de situatie onveranderd blijkt (gebeurtenis). Maar maak wel een notitie wanneer de uitkomst van het gesprek is dat de werknemer het werk weer voor 1 of meer uren per dag gaat hervatten (beslissing).
  • Of een gesprek met de bedrijfsarts over een terugkoppeling leg je niet vast (gebeurtenis). Wel als de bedrijfsarts de terugkoppeling aanpast op basis van zo?n gesprek (beslissing).
  • Het gaat dus niet om hoeveel je verzamelt, maar om wát je verzamelt
  • Uit een goed verzuimdossier is snel duidelijk wat er na de ziekmelding is gebeurd inzake re-integratie inspanningen en waarom. Als je je voortaan beperkt tot het vastleggen van beslissingen, wordt je verzuimdossier overzichtelijk. En gaat dossiervorming je bovendien veel minder tijd kosten.
  • Tijd die je weer kunt besteden aan het échte taken van een casemanager.

Verwante informatie

HRM Advies inzake ziekteverzuim

Partner Personeel & Organisatieadvies verzorgt begeleiding bij ziekte of verzuimvraagstukken maar ook bij het ontwikkelen van verzuimbeleid. U kunt bij ons terecht voor:

Wij hebben meer dan 15 jaar ervaring in het vak. Voordeel is dat u in gesprek gaat met een vakprofessional met veel praktijkervaring. We kennen het klappen van de zweep en kunnen daardoor buitengewoon gericht adviseren en handelen.

Vrijblijvend adviesgesprek

Graag komen wij met u in gesprek.
Neemt u gerust eens contact met ons op.

Stuur ons een e-mail

kaart
sitemap | contact | privacy | webdesign dotsolutions