Pagina wordt geladen ...
Vrijblijvend meer informatie?
Bel ons
Telefoon065 58 70 130
E-mail ons
E-mailStuur ons e-mail
header

Kopie paspoort van werknemers moet nog steeds in het dossier

Zijn werkgever verplicht om een kopie van het paspoort toe te voegen in het personeelsdossier? Het College bescherming persoonsgegevens (CBP)  waarschuwt om voorzichtig te zijn met het beschikbaar stellen van een kopie van je paspoort of identiteitskaart.

Maar pas op, want werkgevers zijn nog steeds verplicht om een kopie paspoort te maken van hun werknemers.

Identiteitsfraude zorgt voor verwarring

Steeds meer Nederlanders worden slachtoffer van identiteitsfraude. Dat gebeurt doordat criminelen hun persoonsgegevens gebruiken en daarmee abonnementen aangaan, spullen bestellen of ergere dingen doen.

Niet zo maar akkoord gaan met dat ‘kopietje paspoort’, wanneer de fitnessclub of telefoonwinkel daarom vraagt, waarschuwt het College bescherming persoonsgegevens. Maar werkgevers moeten wel paspoorten van hun werknemers blijven kopiëren.

De waarschuwing van het CBP is breed opgepikt in de pers, maar blijkt ook verwarring te veroorzaken.

Uit reacties valt op te maken dat sommige werkgevers geloven dat ze nu geen kopie van het paspoort van werknemers meer hoeven te maken, terwijl die verplichting gewoon blijft bestaan.

Kopie van het paspoort van de werknemer

Identiteit werknemer vaststellen bij indienstname

Bij indiensttreding, is een werkgever verplicht om de identiteit van de werknemer vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Na deze controle is de werkgever verplicht om een kopie van het gecontroleerde document te maken (compleet met burgerservicenummer en pasfoto). De kopie moet worden opgenomen in het personeelsdossier en daar worden bewaard.

Werkgevers mogen alleen een kopie van het identiteitsbewijs van hun eigen werknemers verwerken en niet van inleners.

Sommige bedrijven blijken chauffeurs een kopie van hun identiteitsbewijs te vragen bij de ingang van een bedrijf waar zij goederen afleveren. Chauffeurs melden het CPB dat zij bij weigering niet mogen lossen en in sommige gevallen dat het bedrijf weigert nog langer zaken te doen met het vervoersbedrijf waarvoor de chauffeur werkt.

Richtlijnen werkgevers voor kopie paspoort

  • In het geval van arbeidsrelaties bestaat er dus een wettelijke verplichting. Want een werkgever is op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om bij indiensttreding van een nieuwe werknemer diens identiteit te controleren aan de hand van een geldig identiteitsdocument (géén rijbewijs) en dit op echtheid te controleren (verificatieplicht). De identiteit mag niet aan de hand van een kopie van een identiteitsdocument worden gecontroleerd!
  • Na deze controle is de werkgever verplicht om een kopie van het gecontroleerde document inclusief burgerservicenummer (BSN) en pasfoto – in zijn loonadministratie op te nemen en te bewaren (bewaarplicht).
  • De individuele werknemer moet –ondanks de kopie bij de werkgever- altijd een identiteitsbewijs kunnen tonen er een arbeidsinspectie (bijvoorbeeld door de Inspectie SZW) op de werkvloer plaatsvindt.

Verwante informatie

 

Vrijblijvend adviesgesprek

Graag komen wij met u in gesprek.
Neemt u gerust eens contact met ons op.

Stuur ons een e-mail

kaart
sitemap | contact | privacy | website ontwerp dotsolutions