Het nut van een actueel personeelsdossier
Vaak komen wij bij bedrijven die geen personeelsdossiers hebben of iets wat heel beperkt lijkt op een personeelsdossier. De vraag van deze werkgevers is dan ook vaak het waarom van een personeelsdossier, of de opmerking ‘wij kennen al onze personeelsleden’.
Het belang
Maar waarom is het als werkgever van belang het personeelsdossier goed en volledig bij te houden. Buiten het feit dat U de gegevens bewaart in een personeelsdossier om de arbeidsovereenkomst met de medewerker uit te kunnen voeren is het ook belangrijk om zicht te hebben op de ontwikkeling van uw werknemers. Als het goed is, heeft u in het dossier, naast persoonlijke gegevens en zaken als de arbeidsovereenkomst, ook verslaglegging van evaluatiegesprekken in het kader van persoonlijke ontwikkeling opgeborgen. Waar staat uw medewerker nu, welke ontwikkeling heeft hij doorgemaakt en wat is het einddoel.
Zijn de afspraken goed vastlegt, is het eenvoudiger deze daadwerkelijk op te volgen. Maar nog veel belangrijker is een volledig personeelsdossier op moment dat u geen gezamenlijke toekomst voorziet, het is dan van cruciaal belang een correct en volledig personeelsdossier te hebben. Als u een ontslagvergunning aanvraagt bij het UWV zult u dit gedegen moeten onderbouwen en kunnen staven met bewijsstukken.
Wat bewaar je wel en wat niet
Uiteraard dienen gegevens te worden bewaard om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals het betalen van belasting en premies. Ook voor de accountantscontrole is het zaak uw administratie op orde te hebben. Zij zullen steekproefsgewijs vragen naar zaken als een getekende arbeidsovereenkomst, kopie van een identiteitsbewijs en loonbelastingverklaring e.d.
Actualiseren en up-to-date houden
Ook is verstandig om eens in de twee jaar het dossier van uw huidige medewerkers op te schonen. Essentiële stukken blijven natuurlijk onderdeel van het dossier, maar verouderde gegevens kunnen eruit. Op moment dat uw medewerker uit dienst treedt, geldt in de regel een bewaartermijn van twee jaar. Gegevens die van fiscaal belang zijn, dient u zeven jaar te bewaren. Mocht u meer willen weten over het personeelsdossier, kunt u uiteraard contact met ons opnemen.
Verwante informatie
