Het belang van een goed personeelsdossier
Om een eventueel ontslag van medewerkers niet nodeloos ingewikkeld of duur te laten worden is het van belang om het personeelsdossier goed op orde te hebben. Maar werkgevers zijn vaak slecht in het op orde hebben van deze dossiers. De grootste blunder is natuurlijk wel om helemaal geen personeelsdossier bij te houden. Veel bedrijven, m.n. MKB-ondernemers, blijken geen of onvolledige personeelsdossiers bij te houden. De grotere bedrijven houden vaker een personeelsdossier bij.
Aandacht neemt vaak af
Wanneer een nieuwe werknemer in dienst komt wordt er vaak nog aandacht geschonken aan het personeelsdossier maar al snel wordt deze aandacht minder, het schort dus nog wel eens aan de volledigheid. Veel ondernemers houden geen verzuimcijfers bij in het personeelsdossier, nemen waarschuwingen niet op, registreren wijzigingen van functie, salaris of andere arbeidsvoorwaarden niet of bewaart geen verslagen van functioneringsgesprekken.
De praktijk
Recent kwamen wij in contact met een bedrijf in Den Bosch waar de directie niet tevreden was over een werknemer. De werknemer was daar gestart met een arbeidsovereenkomst voor een periode van 1 jaar. In het personeelsdossier zaten geen vervolgovereenkomsten, iets wat kan betekenen dat werknemer een dienstverband had voor onbepaalde tijd of dat er sprake was van stilzwijgende verlening voor de duur gelijk aan. Bij navraag aan zowel de directeur als bedrijfsleider bleek dat bij beide er geen toezegging was gedaan dat werknemer aansluitend op zijn eerste overeenkomst een dienstverband voor onbepaalde tijd zou krijgen, ook zat in het dossier geen document waarin dit beschreven stond.
Formeel kon de werkgever op korte termijn geheel kosteloos afscheid nemen van zijn werknemer omdat de periode van de stilzwijgende verlenging bijna afliep. De huisadvocaat van werkgever bevestigde deze zienswijze en informeerde ook nogmaals of er op geen enkele wijze toezeggingen waren gedaan. Toen de werkgever met desbetreffende werknemer in gesprek ging met de mededeling dat zijn stilzwijgende verlengde arbeidsovereenkomst voor de duur van een vastgestelde periode afliep en deze niet ging verlengen liep de werknemer het gesprek uit.
Na een half uur kwam de werknemer terug met een door de directeur ondertekend document waarin was aangegeven dat de arbeidsovereenkomst met de duur van 1 jaar automatisch zou overgaan in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Resultaat van deze actie was alom frustratie, bij werkgever, werknemer, advocaat en adviseur.
Bewaar alles in het personeelsdossier
Wanneer het tot een ontslag komt hebben veel bedrijven nauwelijks een idee welke kosten daarmee gemoeid zijn, hoe een ontslagprocedure in zijn werk gaat en wat de juiste volgorde is. Werkgevers gokken vaak maar wat hoeveel euro ze kwijt zijn aan het ontslag van een medewerker.
Verwante informatie
